WEBAPIX · BESCHAFFUNG UND FREIGABEN
Von der Anforderung bis zur Bestellung: alles im Blick.
Schluss mit unübersichtlichen E-Mail-Ketten. Verwalten Sie Beschaffungsanträge, Zuständigkeiten, Budgets, mehrstufige Freigaben und Bestellungen in einem durchgängigen Prozess.
VON DER ANFORDERUNG BIS ZUR BESTELLUNG
Eine Freigabe sollte nicht davon abhängen, wer die letzte E-Mail wiederfindet.
Jeder Antrag hat einen Status. Jede Entscheidung ist nachvollziehbar.
Die Abläufe lassen sich an Ihre Rollen, Freigaberegeln und Budgets anpassen – statt bestehende Prozesse in ein starres System zu pressen.
Anforderungen strukturiert erfassen
Benötigte Artikel oder Leistungen, Begründungen, Standorte, Abteilungen und zuständige Personen an einem Ort festhalten.
Mehrstufige Freigaben
Anträge durch die vorgesehenen lokalen und zentralen Freigabestufen führen – mit klaren Zuständigkeiten und aktuellem Status.
Budgets und Kostenstellen
Anforderungen den passenden Kostenstellen, Budgets und finanzierenden Organisationseinheiten zuordnen.
Angebote und Lieferanten
Lieferanten, Positionen und Preise erfassen und Angebote im Zusammenhang mit dem jeweiligen Beschaffungsvorgang verwalten.
Bestellungen und Dokumente
Freigegebene Anforderungen in Bestellungen überführen und die zugehörigen Unterlagen strukturiert verwalten.
Benachrichtigungen und Verlauf
Über Statusänderungen informieren und Entscheidungen sowie frühere Schritte eines Vorgangs nachvollziehbar dokumentieren.
So läuft eine Beschaffung digital ab
Klare Zuständigkeiten, weniger Abstimmung per E-Mail und Entscheidungen, die sich auch später noch nachvollziehen lassen.
Bedarf erfassen
Artikel oder Dienstleistung, Menge, verantwortliche Person und Kostenstelle werden im Antrag festgehalten.
Erste Freigabe
Der Antrag durchläuft die für die jeweilige Organisation festgelegten Freigabeschritte.
Angebote prüfen
Lieferanten, Preise und Angebote werden erfasst und dem Beschaffungsvorgang zugeordnet.
Weitere Freigaben
Je nach Freigaberegeln werden zusätzliche Entscheidungsebenen und verfügbare Budgets berücksichtigt.
Bestellung und Nachverfolgung
Aus freigegebenen Anträgen entstehen Bestellunterlagen. Der weitere Bearbeitungsstand bleibt nachvollziehbar.
Ein Prozess. Die passende Sicht für jede Rolle.
Antragstellende, Führungskräfte und Einkaufsteams benötigen unterschiedliche Informationen – arbeiten aber am selben Vorgang.
- ANTRAGSTELLENDE
Wissen, wo der Antrag steht
Alle wichtigen Angaben zentral erfassen und jederzeit den Bearbeitungsstand des eigenen Antrags nachverfolgen.
- FÜHRUNGSKRÄFTE UND FREIGEBENDE
Fundiert entscheiden
Offene Freigaben zusammen mit den relevanten Abteilungs-, Kostenstellen- und Budgetinformationen überblicken.
- EINKAUFSTEAMS
Alle Vorgänge im Blick behalten
Angebote, Lieferanten, Bestellpositionen und die gesamte Vorgangshistorie übersichtlich an einem Ort verwalten.
Wenn Beschaffung mehr ist als ein Formular
Mehrere Standorte, unterschiedliche Freigabestufen und getrennte Budgets erfordern klare Regeln und einen gemeinsamen Prozess.
Anträge lassen sich Standorten, Abteilungen, verantwortlichen Personen und Kostenstellen zuordnen.
Lokale und zentrale Entscheidungsebenen, zuständige Freigebende sowie Statusänderungen lassen sich im vorgesehenen Ablauf abbilden.
Beschaffungsformulare, Netto- und Bruttowerte, Budgetzuordnungen, Lieferanten und Bestellungen werden miteinander verknüpft.
Rollenbasierte Zugriffsrechte, E-Mail-Benachrichtigungen zum Bearbeitungsstand und der Export von Vorgangsdaten unterstützen den Arbeitsalltag.
Ihre Beschaffungsregeln geben den Ablauf vor
Keine Organisation beschafft genau wie die andere. Mal entscheidet der Standort, mal die Kostenstelle, die Höhe des Betrags oder die zuständige Freigabeebene. Deshalb richten wir die Lösung an Ihren tatsächlichen Abläufen aus – nicht an den Vorgaben einer beliebigen Standardsoftware.
Welche Lieferanten- und Bestelldaten, Berechtigungen oder Schnittstellen benötigt werden, klären wir gemeinsam bei der Konzeption und Umsetzung.
WENN BESCHAFFUNG NOCH ZU VIELE E-MAILS BRAUCHT
Machen wir aus Freigaben einen klaren Prozess.
Zeigen Sie uns, wie die Beschaffung in Ihrem Unternehmen heute abläuft. Gemeinsam klären wir, wie sich der Weg vom Antrag bis zur Bestellung digital vereinfachen lässt.